Hoelang moet ik mijn administratie bewaren als ondernemer?

Als ondernemer gaat u vele jaren papierwerk, brieven en belangrijke documenten doornemen. De gedachte aan het organiseren en opbergen van al deze papieren kan in eerste instantie overweldigend zijn, maar het is gemakkelijker als u weet welke informatie u moet bewaren, wat u weg kan gooien, en hoe u het allemaal moet organiseren! Deze gids geeft een duidelijk antwoord op de hamvraag voor de startende ondernemer: hoe lang moet een ondernemer zijn administratie bewaren? Dit zorgt ervoor dat uw bedrijf elke storm kan doorstaan en u bij de Belastingdienst niet voor verrassingen komt te staan.

Wat zéker te bewaren

De fiscus acht van u dat u een aantal zaken in uw organisatie op orde hebt. Het is bij wet verplicht dat u deze administratie minimaal 7 jaar bewaart. Voor onroerende zaken, zoals de huur van een kantoor, geldt een bewaarplicht van minimaal 10 jaar. De volgende onderdelen vormen de basis van de administratie die u zal moeten bewaren als ondernemer:

• Grootboek
• Debiteurenadministratie
• Crediteurenadministratie
• Voorraadadministratie
• In- en verkoopadministratie
• (Eventueel) Loonadministratie

Een handige tip kan zijn om de administratie te bewaren per kwartaal van elk jaar. Zo bewaart u zowel de administratie op een manier dat de kwartaalaangifte gemakkelijk wordt en het zoeken in de administratie van een aantal jaar geleden ook geen grote opgave is.

Tips voor het bewaren van uw administratie als kleine onderneming

1. Gebruik gelabelde dozen of dossiermappen om documenten per type te categoriseren. Gebruik bijvoorbeeld een map voor contracten, een andere map voor bankafschriften en een andere map voor kwitanties.
2. Houd kopieën van uw meest recente belastingaangiften bij de hand.
3. Gebruik accordeonmappen of andere uitbreidbare dossiermappen om ruimte te besparen.
4. Bewaar papieren kopieën van alle elektronische gegevens (bijv. bankafschriften, contracten) op een externe locatie voor het geval er iets met uw kantoor gebeurt (bijv. brand).
5. Bewaar een kopie van alle financiële documenten thuis waar ze gemakkelijk toegankelijk zijn als er op het werk iets gebeurt.
6. Plan vooruit! Zorg ervoor dat u voldoende archiefruimte hebt voordat u die nodig hebt; anders zult u misschien oude papieren in kartonnen dozen gooien of op willekeurige zaterdagen in de vuilnisbak omdat u niet weet wat u er anders mee moet doen!

Ga digitaal

Het is wijs om als starter meteen al uw administratie van de ondernemings- en inkomensfiscaliteit digitaal te bewaren. Digitaal gaan betekent dat u al uw administratieve documenten op één centrale plaats kunt opslaan. Dit maakt het gemakkelijker om toegang te krijgen tot alle informatie die u nodig heeft, wanneer u die nodig heeft. U hoeft zich ook geen zorgen te maken dat u belangrijke documenten verliest of kwijtraakt, omdat ze veilig zijn opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk zijn. Digitaal gaan betekent dat u uw documenten kunt beschermen tegen fysieke schade of gegevensverlies als gevolg van rampen of ongelukken. Cloudopslagoplossingen bieden robuuste back-ups van uw documenten die op meerdere veilige locaties zijn opgeslagen, waardoor ze veilig zijn voor elke vorm van fysieke schade of gegevensverlies. Een handige tip is om gebruik te maken van PDF scanner op uw telefoon.

Heeft u vragen of kunt u wel wat steun gebruiken omtrent uw zakelijke administratie? Neem gerust contact met ons op! Wij zijn specialist in het ondernemerschap en helpen u bovendien graag bij het schrijven van uw ondernemingsplan.

Hoelang moet ik mijn administratie bewaren volgens de wet?

Welke administratieve documenten moet ik als ondernemer bewaren?

Hoe kan ik mijn administratie het beste bewaren?