Ondernemingsplan voor HKZ-certificering: zo toon je kwaliteit én professionaliteit aan
Wanneer je als zorgondernemer aan de slag wilt met een ondernemingsplan voor HKZ-certificering, komt er meer bij kijken dan alleen een goed idee en zorginhoudelijke kennis. De HKZ-certificering is dé manier om te laten zien dat jouw organisatie kwaliteit levert – iets wat gemeenten en zorgkantoren vaak verplicht stellen voordat je gecontracteerde zorg mag bieden. Maar om dat keurmerk te behalen, heb je niet alleen een kwaliteitssysteem nodig: ook je ondernemingsplan moet aantonen dat jouw organisatie professioneel, toekomstbestendig en goed georganiseerd is.
In dit artikel leg ik uit waarom een sterk ondernemingsplan onmisbaar is voor de HKZ-certificering, waar de certificerende instelling op let, en hoe je het traject slim kunt aanpakken.
Heb je hulp nodig bij het opstellen van jouw ondernemingsplan of wil je sparren over je bedrijfsidee? Neem dan vrijblijvend contact met me op. Ik denk graag met je mee over hoe je jouw plannen kunt vertalen naar een professioneel en HKZ-proof ondernemingsplan dat klaar is voor de volgende stap.
Inhoudsopgave
Wat is HKZ-certificering en voor wie is het bedoeld?
HKZ staat voor Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorg. Het is een landelijk erkend keurmerk waarmee zorgorganisaties aantonen dat ze op een gestructureerde, veilige en kwalitatieve manier werken. Of je nu een kleinschalige zorgonderneming, zelfstandige zorgverlener of een middelgrote organisatie bent – met een HKZ-certificaat laat je zien dat jouw processen voldoen aan vastgestelde kwaliteitsnormen en dat je continu werkt aan verbetering.
Waarom is HKZ-certificering belangrijk?
Voor veel gemeenten, zorgverzekeraars en zorgkantoren is een HKZ-certificaat een voorwaarde om een contract te kunnen afsluiten voor gecontracteerde zorg (zoals Wmo of Jeugdwet). Zonder certificering mag je meestal alleen particuliere zorg aanbieden of voorbereidende werkzaamheden doen. Met het HKZ-keurmerk vergroot je dus niet alleen je professionele uitstraling, maar ook je kans op opdrachten en contracten.
Voor wie is HKZ bedoeld?
HKZ-certificering is geschikt voor vrijwel alle zorgorganisaties en -ondernemers die structureel zorg verlenen. Denk aan:
- Zelfstandige zorgverleners (ZZP’ers)
- Kleinschalige zorgorganisaties
- Thuiszorgorganisaties
- Jeugdzorgaanbieders
- Begeleidings- en welzijnsorganisaties
Er zijn verschillende HKZ-normen, afgestemd op de omvang en aard van de organisatie. Zo bestaat er bijvoorbeeld een HKZ Kleine Organisaties-norm, speciaal voor startende of kleinschalige zorgaanbieders.
Kort gezegd: met een HKZ-certificering toon je aan dat jouw zorgorganisatie professioneel werkt, voldoet aan wet- en regelgeving en continu de kwaliteit van zorg bewaakt.
Waarom een goed ondernemingsplan belangrijk is voor HKZ-certificering
Een ondernemingsplan voor HKZ-certificering gaat verder dan een standaard bedrijfsplan. De certificerende instelling kijkt namelijk niet alleen naar de kwaliteit van de zorg die je levert, maar ook naar de organisatie achter die zorg. Een sterk ondernemingsplan laat zien dat je als zorgondernemer weet wat je doet, dat je financieel gezond kunt ondernemen én dat jouw organisatie is ingericht om structureel kwaliteit te waarborgen.
Een ondernemingsplan als fundament voor kwaliteit
Het HKZ-keurmerk draait om kwaliteit, continuïteit en betrouwbaarheid. Die drie pijlers komen allemaal terug in een goed ondernemingsplan. Denk aan:
- Visie en missie: waarom bestaat jouw organisatie en welke waarden staan centraal in de zorg die je levert?
- Organisatiestructuur: wie is verantwoordelijk voor kwaliteit, beleid en uitvoering?
- Procesinrichting: hoe borg je dat zorgtrajecten veilig, verantwoord en klantgericht verlopen?
- Financiële onderbouwing: hoe zorg je voor voldoende middelen om kwaliteit te blijven leveren, ook bij groei of veranderingen in de markt? Bekijk een goed voorbeeld financieel plan om te zien hoe je cijfers overtuigend kunt presenteren.
Een certificerende instelling ziet jouw ondernemingsplan als de blauwdruk van de organisatie. Het plan vormt de basis waarop het kwaliteitssysteem gebouwd wordt — beide moeten dus naadloos op elkaar aansluiten. Wil je zien hoe een goed ondernemingsplan is opgebouwd? Bekijk hier een voorbeeld ondernemingsplan.
Klantervaring: hoe mijn aanpak ondernemers verder helpt
In onderstaande video deelt zorgondernemer Roy zijn ervaring met Credo Ondernemingsplan. Hij vertelt hoe het ondernemingsplan dat ik voor hem heb opgesteld, samen met mijn persoonlijke aanpak en adviezen, heeft geleid tot succesvolle financiering.
HKZ-proof denken in je ondernemingsplan
Een slimme manier om je plan HKZ-proof te maken, is werken volgens het Plan-Do-Check-Act (PDCA)-principe, net als binnen het HKZ-systeem zelf.
- Plan: stel doelen op voor kwaliteit, veiligheid en bedrijfsvoering.
- Do: voer je processen volgens plan uit.
- Check: evalueer de resultaten, bijvoorbeeld via cliënttevredenheid of interne audits.
- Act: verbeter en stel bij waar nodig.
Wie dit al in zijn ondernemingsplan verwerkt, laat direct zien dat hij professioneel en toekomstgericht onderneemt – iets waar certificerende instellingen veel waarde aan hechten.
Waar let de certificerende instelling op bij de beoordeling van jouw plan?
Wanneer je een HKZ-certificering aanvraagt, kijkt de certificerende instelling verder dan alleen het papierwerk. Natuurlijk beoordeelt men de inhoud van je kwaliteitssysteem en ondernemingsplan, maar wat vooral telt is of je in de praktijk laat zien dat je volgens je eigen beleid werkt.
Een goed ondernemingsplan helpt daarbij, omdat het duidelijk maakt dat je organisatie professioneel is ingericht en dat je kwaliteit niet aan toeval overlaat. Hieronder zie je de belangrijkste beoordelingspunten waar auditors op letten:
- Bestuurlijke verantwoordelijkheid en beleid
De instelling beoordeelt of de directie of ondernemer zélf verantwoordelijkheid neemt voor de kwaliteit van de zorg. In je plan moet dus helder zijn wie eindverantwoordelijk is, hoe de taken verdeeld zijn en hoe beslissingen over kwaliteit en veiligheid worden genomen.
- Risicobeheersing en continuïteit
Je ondernemingsplan moet laten zien dat je risico’s kent en beheerst – zowel op financieel als op operationeel vlak. Denk aan ziekteverzuim, afhankelijkheid van één opdrachtgever, of liquiditeitsrisico’s. Een solide continuïteitsplan is een pluspunt.
- Kwaliteitsborging en verbetering
De certificerende instelling verwacht dat jouw plan duidelijk maakt hoe je kwaliteit structureel borgt. Bijvoorbeeld via werkprocessen, evaluaties, incidentmeldingen en verbeteracties. Vermeld ook hoe je deze gegevens analyseert en gebruikt om te verbeteren.
- Cliëntgerichtheid en klachtenafhandeling
Een professioneel zorgbedrijf denkt vanuit de cliënt. Beschrijf hoe je klanttevredenheid meet, hoe je klachten behandelt en hoe je leert van feedback. Dit is een belangrijk onderdeel van het HKZ-systeem.
- Samenhang tussen beleid, uitvoering en monitoring
Een valkuil bij veel ondernemers is dat het ondernemingsplan, het kwaliteitshandboek en de dagelijkse praktijk niet op elkaar aansluiten. De certificerende instelling kijkt nadrukkelijk of jouw beleid in de praktijk wordt uitgevoerd. Een plan dat alleen op papier goed is, levert geen certificaat op.
Kortom: een certificerende instelling zoekt naar bewijs van samenhang. Je ondernemingsplan moet niet alleen vertellen wat je doet, maar ook hoe en waarom – ondersteund met documenten, registraties en voorbeelden uit je dagelijkse praktijk.
Overzicht van de bekendste HKZ-normen
De HKZ-certificering kent niet één vaste norm: er zijn verschillende varianten, afgestemd op de omvang en aard van de organisatie. Het is dus belangrijk om vooraf te bepalen welke HKZ-norm past bij jouw onderneming. Hieronder vind je een overzicht van de meest voorkomende normen, met een korte toelichting per type.
- HKZ Kleine Organisaties
De meest gekozen norm voor startende en kleinschalige zorgaanbieders, zoals ZZP’ers en kleine teams. Deze variant is praktisch ingericht en toegespitst op organisaties met een beperkte personeelsomvang en eenvoudige processen. De eisen zijn iets minder zwaar, maar de basisprincipes van kwaliteit en continuïteit blijven hetzelfde.
- HKZ Zorg en Welzijn
Deze norm geldt voor bredere zorgorganisaties die actief zijn binnen de sectoren zorg en welzijn. Denk aan thuiszorg, dagbesteding of begeleid wonen. De eisen zijn uitgebreider dan bij de Kleine Organisaties-norm en leggen meer nadruk op beleidsvorming, personeelsbeleid en structurele verbetering.
- HKZ Wmo en Jeugdzorg
Deze HKZ-variant richt zich specifiek op organisaties die zorg of begeleiding bieden onder de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet. Gemeenten stellen deze certificering vaak verplicht bij het aangaan van contracten.
- HKZ Thuiszorg, Verpleging en Verzorging
Een variant die zich richt op organisaties die verpleegkundige of verzorgende thuiszorg aanbieden. Hierbij ligt de nadruk op cliëntveiligheid, deskundigheid van medewerkers en de continuïteit van zorgverlening.
- HKZ ISO 9001-variant
Deze norm combineert HKZ met ISO 9001, de internationale standaard voor kwaliteitsmanagement. Deze variant is vooral interessant voor middelgrote tot grotere zorginstellingen die hun kwaliteitssysteem ook buiten de zorgsector willen laten erkennen.
Welke norm kies je als startende ondernemer?
Voor de meeste startende zorgondernemers is de HKZ Kleine Organisaties-norm de meest logische keuze. Deze norm is overzichtelijker, goedkoper en sneller te behalen, maar biedt wel een volledig erkend certificaat waarmee je kunt deelnemen aan aanbestedingen of contracteringstrajecten.
Een goed ondernemingsplan helpt je bij het kiezen van de juiste HKZ-norm, omdat het inzicht geeft in je organisatiegrootte, doelgroep, werkgebied en toekomstplannen – allemaal factoren die bepalen welke norm het beste past.
Aan welke voorwaarden moet je voldoen voor HKZ-certificering?
Een HKZ-certificering krijg je niet zomaar. De certificerende instelling wil zien dat jouw organisatie daadwerkelijk volgens de kwaliteitsnormen werkt — niet alleen dat het op papier goed geregeld is. Dat betekent dat je aan een aantal duidelijke voorwaarden moet voldoen voordat je de audit kunt aanvragen.
- Je bent minimaal drie maanden actief
Om HKZ te behalen, moet je minimaal drie maanden zorg hebben verleend. De auditor wil namelijk bewijs zien dat jouw kwaliteitssysteem ook echt in de praktijk functioneert. Denk aan cliëntdossiers, evaluatieformulieren of verbeteracties.
- Een werkend kwaliteitssysteem
Je moet beschikken over een kwaliteitssysteem dat voldoet aan de HKZ-norm. Daarin leg je vast hoe je werkt, hoe je kwaliteit bewaakt en verbetert, en hoe je voldoet aan wet- en regelgeving. Belangrijke onderdelen zijn onder andere:
- beleid en doelen
- procedures en werkinstructies
- klachten- en incidentenregistratie
- evaluaties en interne audits
- Documentatie op orde
De certificerende instelling beoordeelt of jouw documentatie compleet en actueel is. Je ondernemingsplan, beleidsplan en kwaliteitshandboek moeten op elkaar aansluiten en samen een logisch geheel vormen.
- Interne audit en managementreview uitgevoerd
Voordat je de externe audit laat uitvoeren, moet je zelf een interne audit hebben gedaan. Zo toon je aan dat je al kritisch naar je eigen processen hebt gekeken en verbeteringen hebt doorgevoerd. De managementreview is de formele terugblik op deze bevindingen.
- Continu verbeteren
HKZ draait om voortdurende verbetering. Tijdens de audit kijkt men niet alleen of je systeem nu goed werkt, maar ook of je actief werkt aan verbetering van je zorgprocessen.
- Bereidheid tot hercertificering
Een HKZ-certificaat is drie jaar geldig, maar jaarlijks vindt er een tussentijdse controle plaats. Zorg dus dat je ondernemingsplan en kwaliteitssysteem “levende documenten” zijn: up-to-date, actueel en aangepast aan veranderingen in je organisatie.
Een goed ondernemingsplan helpt je om al deze voorwaarden overzichtelijk te maken. Het is de rode draad die jouw kwaliteitssysteem richting geeft — van beleid tot uitvoering.
Waarom Credo Ondernemingsplan?
HKZ-certificering aanvragen: zo pak je het proces strak aan
Het traject naar een HKZ-certificering vraagt om structuur, discipline en een goed plan van aanpak. Veel startende zorgondernemers onderschatten de hoeveelheid werk die komt kijken bij het opzetten van een kwaliteitssysteem én het voorbereiden van de audit. Een duidelijke planning voorkomt vertraging en onnodige kosten.
Hieronder lees je hoe je het proces stap voor stap slim kunt aanpakken.
Stap 1. Oriënteer je op de juiste HKZ-norm
Begin met het vaststellen van de norm die bij jouw organisatie past (bijv. HKZ Kleine Organisaties). De eisen verschillen per norm, dus het is belangrijk dat je direct in de juiste richting werkt.
Stap 2. Werk je ondernemingsplan en kwaliteitsbeleid uit
Zorg dat je ondernemingsplan en je kwaliteitssysteem elkaar versterken. In je plan beschrijf je waarom en hoe je zorg verleent, in je kwaliteitssysteem leg je vast hoe je dat borgt. Een goed plan helpt om de structuur en verantwoordelijkheden duidelijk te maken — precies wat een auditor wil zien.
Stap 3. Implementeer het beleid in de praktijk
HKZ kijkt niet naar voornemens, maar naar de praktijk. Voer je processen dus daadwerkelijk uit zoals je ze hebt beschreven. Denk aan dossiervoering, meldingen van incidenten, cliënttevredenheidsmetingen en verbeteracties.
Stap 4. Voer een interne audit uit
Controleer of je kwaliteitssysteem werkt en volledig is. Een interne audit is niet alleen verplicht, maar helpt je ook om verbeterpunten te signaleren voordat de externe audit plaatsvindt.
Stap 5. Vraag de certificeringsaudit aan
Kies een erkende certificerende instelling (zoals KIWA, TÜV Nederland of DEKRA). Zij voeren de audit uit en beoordelen of jouw organisatie voldoet aan de eisen. Als alles in orde is, ontvang je het certificaat en mag je het HKZ-keurmerk voeren.
Een veelgemaakte fout is het te vroeg aanvragen van de audit, terwijl het kwaliteitssysteem nog niet “draait”. Dat leidt vaak tot herstelpunten of een afgekeurde audit.
HKZ-certificering en rechtsvorm: hoe zit dat precies?
Een veelgestelde vraag van startende zorgondernemers is of je een BV nodig hebt voor HKZ-certificering, of dat je ook als eenmanszaak kunt starten. Het korte antwoord: beide is mogelijk — maar er zit wel een praktische volgorde in die vaak slimmer is voor starters.
Starten zonder HKZ-certificaat: wat mag wel en wat niet?
Je mag als BV of eenmanszaak gewoon starten zonder HKZ-certificaat, maar zonder certificering kun je nog geen gecontracteerde zorg leveren via gemeenten of zorgkantoren. Je mag in die fase dus alleen particuliere zorg aanbieden of voorbereidingen treffen, zoals het inrichten van je kwaliteitssysteem en het opstellen van je ondernemingsplan.
Waarom veel ondernemers eerst starten als eenmanszaak
Omdat HKZ pas kan worden aangevraagd als je minimaal drie maanden actief bent en kunt aantonen dat je kwaliteitssysteem werkt, kiezen veel zorgondernemers ervoor om eerst als eenmanszaak te starten. Zo kun je alvast in de praktijk laten zien dat je processen goed functioneren. Na het behalen van het certificaat kun je vervolgens:
- het certificaat laten overzetten naar je BV, of
- de BV na certificering oprichten.
Dit is dus geen wettelijke verplichting, maar een praktische route die voorkomt dat je maandenlang met een BV zit zonder certificering of inkomsten.
Conclusie: een sterk ondernemingsplan is de basis voor HKZ-succes
Een HKZ-certificering behalen is een belangrijke stap voor iedere zorgondernemer die wil werken met gemeenten, zorgkantoren of andere professionele opdrachtgevers. Maar succes begint niet bij het auditmoment — het begint bij een goed ondernemingsplan.
Met een sterk plan laat je zien dat je organisatie professioneel, financieel gezond en toekomstgericht is. Je toont aan dat je weet hoe je kwaliteit structureel borgt en verbetert. Daarmee maak je niet alleen indruk op de certificerende instelling, maar ook op financiers, partners en opdrachtgevers.
Kort gezegd: een HKZ-proof ondernemingsplan geeft je zorgonderneming richting, structuur en vertrouwen — precies wat nodig is om succesvol en duurzaam te groeien.
Hulp nodig bij jouw ondernemingsplan?
Heb je vragen over je ondernemingsplan of wil je jouw businessplan laten maken – inclusief financieel plan – door iemand die de praktijk kent en precies weet wat externe partijen willen zien? Ik help je graag, persoonlijk en resultaatgericht.
Neem gerust contact met me op voor een vrijblijvend gesprek of als je even wilt sparren over je plannen. Dit kan via het offerteformulier hiernaast of telefonisch via 085-0600800. Samen zetten we de eerste stap naar jouw succesvolle onderneming!
Veelgestelde vragen over HKZ-certificering en ondernemingsplan
Wat kost een HKZ-certificering gemiddeld?
De kosten verschillen per norm en per certificerende instelling, maar reken gemiddeld op tussen de €1.500 en €3.500 voor de eerste audit. Voor grotere organisaties of bij ISO-varianten kunnen de kosten verder oplopen. Daarnaast moet je rekening houden met jaarlijkse controle-audits (hercertificering), die ook kosten met zich meebrengen.
Hoe lang duurt het om HKZ-gecertificeerd te worden?
Gemiddeld duurt het traject drie tot zes maanden, afhankelijk van hoe ver je bent met je kwaliteitssysteem en de bijbehorende documentatie.
Je moet minimaal drie maanden actief zijn als zorgaanbieder om bewijs te kunnen leveren dat je kwaliteitssysteem daadwerkelijk in de praktijk functioneert.
Wat is het verschil tussen HKZ en ISO 9001?
Beide normen richten zich op kwaliteitsmanagement, maar er is een belangrijk verschil:
- HKZ (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) is specifiek ontwikkeld voor de zorgsector in Nederland.
- ISO 9001 is een internationale en algemene norm die toepasbaar is op alle sectoren.
HKZ sluit beter aan bij de eisen van gemeenten en zorgkantoren voor zorgaanbieders.
Kan ik HKZ aanvragen als ik nog geen cliënten heb?
Nee, dat kan niet. Je moet kunnen aantonen dat je kwaliteitssysteem werkt in de praktijk, en dat kan alleen met echte cliënten.
Wél kun je in de tussentijd je ondernemingsplan en kwaliteitssysteem voorbereiden, zodat je na ongeveer drie maanden met cliënten snel kunt starten met certificering.
Is HKZ-certificering verplicht om zorg via de gemeente te leveren?
In de meeste gevallen ja. Gemeenten en zorgkantoren stellen een HKZ-certificaat (of een vergelijkbaar keurmerk) verplicht als voorwaarde om in aanmerking te komen voor een contract.
Zonder certificering kun je meestal alleen particuliere zorg aanbieden.
Hoe combineer ik mijn ondernemingsplan met het HKZ-kwaliteitssysteem?
Je ondernemingsplan beschrijft wat je wilt bereiken en hoe je jouw organisatie opbouwt. Het HKZ-kwaliteitssysteem geeft aan hoe je die plannen in de praktijk uitvoert en borgt.
Door beide goed op elkaar af te stemmen, laat je zien dat je beleid en uitvoering op elkaar aansluiten — iets waar tijdens de audit nadrukkelijk naar gekeken wordt.
Moet ik mijn ondernemingsplan aanpassen bij hercertificering?
Ja, dat is verstandig. Een ondernemingsplan is een levend document. Als je organisatie groeit of verandert, moet je je doelen, risico’s en verwachtingen actualiseren.
Dit helpt om je kwaliteitssysteem actueel te houden en maakt de hercertificering soepeler en geloofwaardiger.
