Een goede offerte en factuur opmaken; zo pakt u dat aan

Overeenkomst en ondertekenen offerte

Als u een bedrijf heeft wilt u zo succesvol mogelijk zijn. U heeft misschien personeel in dienst dus er rust een behoorlijke verantwoordelijkheid op uw schouders. U heeft verstand van uw zaken. Dan is het zaak dat u dit ook overbrengt op uw klanten, of zij nu nieuw zijn of dat het al een bestaande relatie van u is. Eén van de zaken waaruit uw professionaliteit blijkt is de wijze waarop u communiceert met uw (potentiële) klanten. Belangrijke onderdelen in dit proces zijn de offerte en, als de klant met u in zee gaat, de factuur. Beide moeten duidelijk en professioneel zijn. Hoe pakt u dat aan?  

Verschil in eisen schriftelijke communicatie

U wilt een goede indruk maken bij uw klanten. In het ondernemingsplan dat u heeft (laten) schrijven heeft u ook de nodige aandacht gegeven aan hoe u klanten werft en tot vaste klant maakt. Deze goede indruk maakt u uiteraard allereerst in een persoonlijk gesprek. Dat kan telefonisch zijn maar vaak zal dat tijdens een afspraak zijn. Juist opdrachten waar een offerte vereist is, vragen een goede relatie. Na dit gesprek krijgt u de vraag of u een offerte kunt maken. Deze offerte ziet er voor ieder bedrijf weer anders uit. Anders dan bij een factuur zijn er namelijk weinig (wettelijke) voorschriften waaraan een offerte moet voldoen. Een factuur moet wel aan een aantal wettelijke eisen voldoen.

Offerte als visitekaartje

Een offerte is het vervolg op uw persoonlijke kennismaking. Hoewel een offerte vrij in te vullen is, is het handig om over de volgende punten na te denken. Met de offerte maakt u duidelijk dat u de vraag van uw klant begrijpt. En dat uw product of uw dienst het antwoord is op de vraag van uw klant! Zorg er voor dat uw offerte helder en to-the-point is. Niet te kort en daardoor misschien onduidelijk. Maar ook niet zo lang dat uw klant als het ware verdwaalt in uw verhaal. Maak de offerte persoonlijk en sluit aan op het gesprek dat u eerder had. Eindig met een persoonlijke boodschap, die de klant tot actie prikkelt. Pas op dat u niet vervalt in een standaard offerte waarin u knipt, plakt en vervangt. Zorg ervoor dat de taal, de vorm en de ‘looks’ van de offerte aansluiten bij uw bedrijf. Heeft u een creatief bedrijf dan mag de offerte creativiteit uitstralen. Bent u werkzaam in de zakelijke dienstverlening, dan zal deze strakker zijn. Naast u en uw eventuele medewerkers, is de offerte het visitekaartje van uw bedrijf. Een goede offerte kan de start betekenen van een goede samenwerking!

Factuur als laatste contactmoment

De factuur is vaak het laatste moment dat u in contact bent met de klant. Hierna maakt u zich op voor een nieuwe opdracht. Een factuur moet wettelijk aan een aantal regels voldoen. Wat moet u zeker vermelden? Allereerst moet u uw volledige juridische naam vermelden en die van uw klant. Eventueel mag u ook uw handelsnaam voeren, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Zowel van uw onderneming als dat van uw klant vermeldt u het volledige adres. Vermelding van alleen een postbusnummer van uw bedrijf is niet voldoende. Uiteraard benoemt u ook het btw-nummer van uw bedrijf. Verder mag uw KvK-nummer niet ontbreken. Op de factuur noemt u de datum waarop de factuur is uitgereikt. De facturen nummert u op een logische manier door. U beschrijft de aard van de goederen of diensten die u hebt geleverd en de hoeveelheid en/of de omvang hiervan. Noem ook de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling. Op de factuur is uiteraard ook duidelijk welk bedrag u in rekening brengt, exclusief btw. Ook benoemt u het btw-tarief dat u in rekening brengt en wat het btw-bedrag is. Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is. Zorg dat u op uw factuur duidelijke beschrijvingen maakt. En wellicht ten overvloede maar de factuur is het laatste contactmoment dat u heeft met de klant (en misschien volgen er meer opdrachten). Zorg dat uw factuur een goede indruk achterlaat bij uw klant.

Heeft u vragen naar aanleiding van bovenstaand artikel?  Of over het (laten) schrijven van een bedrijfsplan? Wij helpen u graag verder in een persoonlijk gesprek. Neem gerust contact met ons op!