Een goede offerte en factuur opmaken; zo pakt u dat aan
U bent ondernemer, zzp’er of freelancer en u wilt uw administratie tiptop in orde hebben. Bovendien wilt u naar uw klanten professioneel overkomen en er zeker van zijn dat u aan de wet voldoet. De belangrijkste zaken die u dan op orde moet hebben zijn de indeling van uw offerte en uw facturen. Als u hier een vast format voor gebruikt weet u zeker dat u later niet voor administratieve en financiële verrassingen komt te staan en weten u, uw klanten en de Belastingdienst precies waar ze aan toe zijn.
Het verschil tussen een offerte en een factuur
Offertes en facturen zijn twee verschillende documenten. De offerte is feitelijk het beginpunt van uw overeenkomst met een klant en de factuur is het eindpunt. In een offerte geeft u eigenlijk aan wat u uw klant gaat aanbieden. Dit betekent dat u in ieder geval de volgende zaken omschrijft, wanneer u een offerte gaat maken:
- Welke goederen, dan wel diensten u aanbiedt aan de klant;
- Een meer specifieke beschrijving van de betreffende goederen en diensten;
- Binnen welke termijn u deze zal leveren;
- Welke kosten u daarvoor rekent;
- Welke kosten (bijvoorbeeld BTW, bezorgkosten, onverwachte aanslagen van overheden) niet in deze prijs zijn doorberekend;
- Wanneer u betaald dient te worden voor hetgeen u heeft geleverd.
Om ervoor te zorgen dat er achteraf geen discussie ontstaat met uw klant, raden we aan om uw offerte zo specifiek mogelijk te maken. U kunt hier bijvoorbeeld in opnemen wat uw klant precies wel en niet van u kan verwachten, welke werkzaamheden specifiek uitgesloten zijn van uw dienstenpakket, hoeveel “rondes” van werk er inbegrepen zijn, en u kunt doorverwijzen naar meer gedetailleerde algemene voorwaarden (deze dient u dan bij de offerte te voegen). U kunt dus veel (proberen te) regelen in de offerte. Offertes zijn desalniettemin niet aan strikte wettelijke eisen verbonden. Ze dienen slechts als “voorcontract” tussen u en uw klant. U kunt er dus eigenlijk in afspreken wat u wilt. Wat wel aan wettelijke vereisten gebonden is, zijn uw facturen. Dit is omdat facturen ook gebruikt worden voor uw fiscale administratie. Hieronder leest u hier meer over.
Hoe moet u een factuur opmaken? De vereisten
De factuur is feitelijk de rekening en de bon die uw klant ontvangt ineen. Daarmee is het het sluitstuk van jullie werkrelatie. Op de factuur geeft u aan welke goederen of diensten u geleverd heeft, geeft u aan wat deze levering gekost heeft en stelt u een betaaltermijn waarbinnen deze kosten moeten worden voldaan. Echter, een factuur is ook een belangrijk bewijsstuk naar de overheid toe. Met een factuur bewijst u dat u werkzaamheden heeft geleverd en omzet heeft gemaakt, maar bijvoorbeeld ook dat u BTW heeft omgezet en een bepaalde klant in uw bestand heeft. Facturen zijn dan ook een belangrijk onderdeel van uw administratie en ze moeten aan de daarvoor geldende regelgeving voldoen. Wat u in ieder geval moet opnemen in uw facturen zijn de volgende gegevens:
- De volledige naam van uw afnemer (juridische naam);
- Uw volledige adres en dat van uw afnemer;
- Uw BTW-nummer;
- Uw KVK-nummer;
- De verzenddatum van de factuur;
- Een factuurnummer (deze moet logisch oplopend zijn);
- Een beschrijving van de door u geleverde goederen en diensten, ook in hoeveelheden;
- De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd of de datum van vooruitbetaling;
- Het bedrag dat u vraagt, exclusief BTW;
- Het BTW-tarief dat van toepassing is; en
- Het BTW-bedrag.
Meer informatie over factuurvereisten kunt u vinden op de site van de Belastingdienst. Hier kunt u ook uitvinden welk BTW-tarief op de door u geleverde goederen en diensten van toepassing is.
Vragen over offertes of facturen opmaken?
Heeft u vragen naar aanleiding van bovenstaand artikel? Of over het (laten) schrijven van een bedrijfsplan? Wij helpen u graag verder in een persoonlijk gesprek. Neem gerust contact met ons op!
Hoe maak ik een offerte?
Een goede offerte maken kan best een tijdrovende klus zijn. U wil namelijk dat hij er mooi uitziet voor de klant (het is immers uw visitekaartje!), maar wil ook dat hij alle belangrijke informatie bevat. Het kan daarom een goed idee zijn om een professionele partij te vragen u te helpen bij uw offertes. Zo weet u zeker dat er niets vergeten wordt. Ook veel boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om geautomatiseerd offertes te maken. Doet u het liever zelf per offerte met de hand? Houd dan rekening met de hierboven genoemde aandachtspunten.
Hoe maak je een goede factuur?
Een goede factuur is wettelijk gezien nog meer van belang dan een goede offerte. Een goede factuur maak je kort gezegd door aan de regels die daarvoor zijn opgesteld te voldoen. Hierboven is een lijst opgenomen van de betreffende regels. Zeker zijn dat alles netjes op uw factuur komt te staan? Neem dan een boekhoudprogramma of externe accountant in de hand.
Wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?
Een offerte is het document waarmee u een aanbod aan uw (potentiële) klant doet. U beschrijft wat u kan doen voor welk bedrag en wat daar allemaal in inbegrepen is. Het is een overzicht van de afspraken die u met uw nieuwe klant wenst te maken. De klant kan vervolgens beslissen of hij daar al dan niet op in wil gaan. De factuur is het sluitstuk van uw relatie. De goederen zijn geleverd, de diensten verricht en er moet betaald worden. U maakt daarom de factuur – conform de afspraken die daarover zijn gemaakt in de offerte – op en vraagt daarmee uw klant om betaling. Voor u geldt de factuur vervolgens als bewijs dat u geleverd heeft en voor de klant geldt de factuur als bonnetje.