Eigen evenementenbureau starten – zo maak je een overtuigend ondernemingsplan evenementenbureau
Een eigen evenementenbureau starten vraagt om veel meer dan alleen een goed idee en enthousiasme. In deze branche draait alles om organisatiekracht, creativiteit, strakke planning en het kunnen overtuigen van opdrachtgevers dat jij hun event veilig en professioneel kunt neerzetten. Een helder en compleet ondernemingsplan evenementenbureau helpt je daarbij.
In dit artikel leg ik uit wat er komt kijken bij het starten van een evenementenbureau, waar financiers en verhuurders specifiek op letten en welke aandachtspunten uniek zijn voor deze sector. Omdat ik al vaak een ondernemingsplan voor een evenementenbureau heb geschreven, weet ik precies welke onderdelen belangrijk zijn om jouw plannen realistisch en overtuigend neer te zetten.
Heb je hulp nodig bij het opstellen van jouw ondernemingsplan of wil je sparren over je bedrijfsidee? Neem dan gerust vrijblijvend contact met me op.
Inhoudsopgave
Waarom een goed ondernemingsplan essentieel is bij het starten van een evenementenbureau
Als je een evenementenbureau start, wil je opdrachtgevers laten zien dat je professioneel werkt, risico’s beheerst en precies weet hoe je een evenement van begin tot eind organiseert. Een sterk ondernemingsplan maakt dat direct duidelijk.
Een goed ondernemingsplan is essentieel omdat je hiermee laat zien dat je grip hebt op de markt. De evenementenbranche is competitief en opdrachtgevers zoeken een partner die betrouwbaar is en begrijpt wat er speelt, zoals de groei van hybride evenementen, hogere eisen aan veiligheid en een toenemende focus op duurzaamheid. In je plan toon je aan dat je jouw doelgroep, concurrenten en prijsniveau goed kent.
Daarnaast bewijs je dat je in staat bent om evenementen daadwerkelijk uit te voeren. Denk aan het maken van draaiboeken, het coördineren van leveranciers, het aanvragen van vergunningen, het bewaken van budgetten en het organiseren van veiligheid. Een duidelijk plan laat zien dat je deze processen beheerst.
Verder onderbouw je de financiële haalbaarheid. De inkomsten van een evenementenbureau zijn vaak projectafhankelijk en wisselend. In je financieel plan laat je zien hoe je tarieven zijn opgebouwd, welke marges je hanteert, welke kosten je maakt en hoe je omgaat met seizoensschommelingen.
Tot slot bouw je vertrouwen op bij verhuurders van locaties. Veel locaties willen zekerheid dat je professioneel werkt, verzekerd bent en financieel betrouwbaar. Je ondernemingsplan helpt om die zekerheid te bieden.
Specifieke aandachtspunten voor een evenementenbureau
Bij het starten van een evenementenbureau zijn er een aantal punten waar je extra scherp op moet zijn. Deze aandachtspunten komen in vrijwel elk ondernemingsplan voor deze branche terug, omdat ze bepalen of je professioneel en betrouwbaar kunt opereren.
Positionering en specialisatie
De evenementenmarkt is breed. In je ondernemingsplan moet duidelijk zijn of je je richt op bedrijfsfeesten, festivals, bruiloften, congressen, culturele evenementen of een combinatie daarvan. Hoe beter je jouw niche afbakent, hoe sterker je je onderscheidend vermogen kunt onderbouwen.
Veiligheid en vergunningen
Organisatoren moeten voldoen aan strenge regels. Denk aan evenementenvergunningen, veiligheidsplannen, crowd control, brandveiligheid en afspraken met politie en hulpdiensten. Je ondernemingsplan moet laten zien dat je deze kaders begrijpt en weet hoe je ermee omgaat.
Betrouwbare leveranciers en partners
Een evenement staat of valt met de kwaliteit van externe leveranciers, zoals techniek, catering, beveiliging en podiumbouw. Laat zien hoe je deze partijen selecteert, beoordeelt en aanstuurt.
Projectmanagement en planning
Opdrachtgevers verwachten dat je professioneel werkt met duidelijke draaiboeken, tijdslijnen en communicatie. Beschrijf hoe je je processen hebt ingericht en hoe je voorkomt dat deadlines of details over het hoofd worden gezien.
Verzekeringen en risico’s
In deze branche werk je met publiek, techniek, soms dure materialen en vaak strikte veiligheidsnormen. Denk aan aansprakelijkheidsverzekeringen, evenementenverzekeringen en een goede risicoanalyse.
Prijsstrategie en marge
Evenementen kunnen snel duur worden. In je plan moet duidelijk zijn hoe je je tarieven bepaalt, hoe je marge bewaakt en hoe je ervoor zorgt dat je financieel gezond blijft, ook als projecten uitlopen of onverwachte kosten ontstaan.
Klantervaring: hoe mijn aanpak ondernemers verder helpt
In onderstaande video deelt ondernemer Roy zijn ervaring met Credo Ondernemingsplan. Hij vertelt hoe het ondernemingsplan dat ik voor hem heb opgesteld, samen met mijn persoonlijke aanpak en adviezen, heeft geleid tot succesvolle financiering. Lees ook de volledige review van Roy hier.
Voor wie is het ondernemingsplan evenementenbureau bedoeld?
Een ondernemingsplan gebruik je om externe partijen te overtuigen dat jouw plannen haalbaar, realistisch en goed doordacht zijn. Verschillende organisaties beoordelen jouw plan vanuit hun eigen invalshoek. Denk aan:
- Financieringsaanvragen – bij banken, Qredits, investeerders of via crowdfunding.
- Gemeente – bij aanvragen voor vergunningen of lokale ondersteuning.
- Verhuurder van het pand – om te laten zien dat je de huur structureel kunt betalen.
Een goed ondernemingsplan geeft deze partijen inzicht in jouw ideeën, cijfers en risico’s. Het maakt duidelijk dat je professioneel te werk gaat en vergroot daarmee de kans op goedkeuring.
Waar letten financierders en andere partijen op?
Elke partij die jouw ondernemingsplan beoordeelt, doet dat vanuit een ander perspectief. Om goedkeuring te krijgen is het belangrijk dat je plan duidelijk, compleet en realistisch is. Dit zijn de belangrijkste aandachtspunten:
Financierders
Zij beoordelen of jouw plannen financieel haalbaar zijn. Ze kijken met name naar:
- realistische omzetprognoses
- onderbouwde kosten
- gezonde marges
- de verhouding tussen eigen geld en vreemd vermogen
- het bedrijfsconcept en onderscheidend vermogen
- positionering in de markt
- kansen en risico’s
- jouw ervaring en ondernemersprofiel
Gemeenten
Gemeenten toetsen vooral op professionaliteit en naleving van regels. Denk aan:
- lokale regelgeving
- vergunningen
- kwaliteitseisen
- duurzaamheid en veiligheid
- geschiktheid van je locatie
Verhuurders van bedrijfspanden
Een verhuurder wil zekerheid dat jij een betrouwbare huurder bent. Ze letten op:
- financiële stabiliteit
- of het bedrijf past binnen het pand en de omgeving
- risico’s voor de omgeving
- continuïteit en betaalcapaciteit
Door in je plan duidelijk in te spelen op wat elke partij belangrijk vindt, laat je zien dat je professioneel te werk gaat en vergroot je de kans op goedkeuring. Daarom kijken we samen altijd eerst goed naar het doel van jouw plan. Ik houd hier vervolgens rekening mee bij het uitvragen van de informatie en bij het samenstellen van het plan, waardoor de kans op goedkeuring aanzienlijk groter wordt.
Sta je voor een start of overname? Deze artikelen helpen je verder:
- Een ondernemingsplan om een bedrijf te starten
- Een ondernemingsplan om een bedrijf over te nemen
- Een ondernemingsplan om een bedrijf uit te breiden
- Een ondernemingsplan om een bedrijf te reorganiseren
Inhoud van een ondernemingsplan evenementenbureau
Een compleet ondernemingsplan bestaat uit verschillende onderdelen die samen laten zien wie je bent, wat je gaat doen en hoe jouw bedrijf succesvol kan worden. Hieronder vind je de vaste structuur die in vrijwel elke sector wordt gebruikt.
- Inleiding – Een korte samenvatting van je plannen: wie ben je, wat ga je doen, je doelgroepen en waarom jouw bedrijf een grote kans van slagen heeft.
- De ondernemer – In dit onderdeel laat je zien wie jij bent als ondernemer. Je beschrijft je ervaring, motivatie, vaardigheden en waarom juist jij geschikt bent om dit bedrijf te runnen.
- De onderneming – Hier licht je de praktische kant van je bedrijf toe: rechtsvorm, locatie, aanbod, concept, openingstijden, inrichting, processen en samenwerkingen.
- De markt – Analyse van de markt waarin je actief bent.
- Marktontwikkelingen – Bespreek trends en kansen in jouw sector en hoe dit invloed heeft op je positionering.
- Doelgroepen – Wie is jouw ideale klant en waarom?
- Concurrentie – Welke concurrenten zijn er, wat zijn hun sterke en zwakke punten en wat maakt jouw bedrijf uniek?
- De marketingmix – Werk onderstaande 5p’s uit.
- Product – wat bied je precies aan?
- Prijs – welke tarieven hanteer je en hoe positioneer je jezelf in de markt?
- Plaats – waar ben je gevestigd en waarom is deze locatie aantrekkelijk?
- Promotie – via welke kanalen ga je je doelgroepen bereiken en op welke manier?
- Personeel – hoeveel personeel heb je nodig, functies/taken/salarissen/eisen en hoe ga je werven?
- SWOT-analyse – Overzicht van de sterke punten en zwakke punten (intern) en kansen en bedreigingen (extern) en hoe je hiermee omgaat.
- Financieel plan – Een realistische financiële uitwerking bestaande uit: investeringsbegroting, financieringsbegroting, exploitatiebegroting en liquiditeitsbegroting.
Wil je een goed voorbeeld zien of alles nog eens rustig nalezen? Bekijk dan ons voorbeeld ondernemingsplan. Daar zie je precies hoe een compleet plan is opgebouwd.
Omdat het financieel plan een cruciaal onderdeel van het ondernemingsplan is, gaan we daar hieronder dieper op in.
Wat mijn klanten zeggen
Financieel plan evenementenbureau
Een goed onderbouwd financieel plan evenementenbureau laat zien dat jouw plannen haalbaar zijn en dat je beschikt over voldoende startkapitaal om je bedrijf succesvol te beginnen én draaiende te houden. Financiers verwachten dat je onderstaande vier begrotingen opneemt in je financiële plan.
Investeringsbegroting evenementenbureau
In de investeringsbegroting vermeld je alle eenmalige kosten die nodig zijn om te starten. Deze begroting geeft financiers inzicht in welk startkapitaal nodig is om verantwoord te kunnen beginnen. Vermeld bij de investeringen in vaste activa in hoeveel jaar je ze afschrijft.
Financieringsbegroting evenementenbureau
De financieringsbegroting laat zien hoe je de start van je bedrijf betaalt. Je geeft aan hoeveel eigen geld je inbrengt en welk deel je financiert via bijvoorbeeld een banklening, Qredits of investeerders. Financiers letten op de verhouding tussen eigen en vreemd vermogen en of je voldoende buffer hebt om de opstartmaanden te overbruggen. Vermeld bij het vreemd vermogen de looptijd en het rentepercentage van de lening.
Exploitatiebegroting evenementenbureau
In de exploitatiebegroting werk je uit welke omzet je verwacht, welke kosten je maakt en wat er onderaan de streep overblijft in de komende drie jaar. Denk aan omzetprognoses, inkoop, personeelskosten, kantoorkosten, huisvestingskosten, verkoopkosten, rente, belasting en overige bedrijfskosten. Financiers willen zien dat je aannames realistisch, onderbouwd en passend zijn bij jouw markt en doelgroep.
Liquiditeitsbegroting evenementenbureau
De liquiditeitsbegroting toont je maandelijkse geldstromen voor de komende drie jaar. Je laat zien wanneer inkomsten binnenkomen, wanneer uitgaven worden gedaan en of je genoeg buffer hebt om pieken en dalen op te vangen. Een positieve liquiditeit is essentieel om continuïteit en financiële stabiliteit aan te tonen.
Heb je hulp nodig bij het opstellen van je ondernemingsplan of financieel plan?
Lees dan meer over mijn werkwijze via: Ondernemingsplan laten maken.
Waarom Credo Ondernemingsplan?
Wat moet je regelen als je een evenementenbureau start?
Als je een evenementenbureau start, komt er veel kijken bij de voorbereiding. In je ondernemingsplan beschrijf je niet alleen wat je gaat doen, maar ook wat je vooraf moet regelen om direct professioneel te kunnen starten.
Bedrijfsregistratie en rechtsvorm
Je schrijft je in bij de KvK en kiest een passende rechtsvorm. Veel bureaus starten als eenmanszaak, maar bij grotere risicoprojecten kan een bv aantrekkelijk zijn vanwege aansprakelijkheid.
Vergunningen en veiligheidskaders
Hoewel je zelf meestal geen vaste vergunning nodig hebt, moet je wel weten welke vergunningen een opdrachtgever of locatie voor elk evenement nodig heeft. Denk aan evenementenvergunningen, geluidsnormen, verkeersplannen, brandveiligheidseisen en draaiboeken voor hulpdiensten.
Verzekeringen
Een evenementenbureau kan niet zonder goede verzekeringen. Je regelt onder andere:
- bedrijfsaansprakelijkheid
- beroepsaansprakelijkheid
- eventuele evenementenverzekeringen per project
Leveranciers en partners kiezen
Je legt contact met vaste leveranciers voor bijvoorbeeld licht, geluid, beveiliging, catering en decoratie. Ook afspraken over tarieven, beschikbaarheid en kwaliteit zijn belangrijk om vooraf helder te hebben.
Heldere processen en draaiboeken
Je ontwikkelt standaarden voor projectmanagement, zoals intakeformulieren, planningen, budgetformats en veiligheidsplannen. Dit helpt je om professioneel en efficiënt te werken.
Marketing en acquisitie
Je denkt na over je merk, website, portfolio en strategie om je eerste klanten binnen te halen. Veel startende bureaus groeien via netwerken, referenties en online zichtbaarheid.
Financieel fundament
Je bepaalt startkosten, verwachte omzet, marges en cashflow. Dit vormt de basis van je financieel plan voor het evenementenbureau en laat financiers zien dat je goed hebt doorgerekend.
ChatGPT vs. maatwerk ondernemingsplan
ChatGPT
AI-tools zoals ChatGPT maken het makkelijk om snel een ondernemingsplan te schrijven. Met een paar prompts rolt er binnen enkele minuten een compleet plan uit. Maar zo’n plan mist vaak precies wat financiers willen zien: realistische cijfers, marktkennis en voldoende diepgang om vertrouwen te wekken.
ChatGPT kan wel tekst genereren, maar geen praktijkervaring toepassen of kritisch meedenken. De output van AI is volledig afhankelijk van jouw input. Ik zie regelmatig plannen die met AI zijn gemaakt: ze zijn oppervlakkig, missen onderbouwing en overtuigingskracht. Financiers herkennen dit direct.
Vooral bij het financieel plan gaat het vaak mis:
- bedragen zijn niet realistisch
- marges kloppen niet
- belangrijke kosten worden vergeten
- alles is gebaseerd op gemiddelden, er wordt geen rekening gehouden met jouw specifieke situatie
Maatwerk ondernemingsplan
Daarom werk ik anders.
Ik begin altijd met een persoonlijk gesprek, waarin ik door gerichte vragen te stellen de juiste informatie boven tafel haal. Dat vertaal ik vervolgens naar een plan dat inhoudelijk sterk, financieel realistisch en volledig afgestemd is op jouw bedrijf, doelgroep, locatie en markt.
Door mijn sectorkennis en ervaring met financierders en andere externe partijen weet ik precies waar zij op letten. Tijdens het uitvragen van informatie en het schrijven van het plan houd ik daar continu rekening mee.
Een goed ondernemingsplan vraagt om maatwerk. Ik zorg ervoor dat jouw plan klopt, overtuigt en haalbaar is, zodat jij met vertrouwen je plan kunt indienen.
Wil je weten wat de belangrijkste verschillen zijn tussen een AI-ondernemingsplan en een maatwerk ondernemingsplan? Lees dan mijn blog ChatGPT vs. maatwerk ondernemingsplan.
Hulp nodig bij jouw ondernemingsplan evenementenbureau?
Heb je vragen over je ondernemingsplan of wil je jouw ondernemingsplan laten maken – inclusief financieel plan – door iemand die de praktijk kent en precies weet wat externe partijen willen zien? Ik help je graag, persoonlijk en resultaatgericht.
Neem gerust contact met me op voor een vrijblijvend gesprek of als je even wilt sparren over je plannen. Dit kan via het offerteformulier hiernaast of telefonisch via 085-0600800. Samen zetten we de eerste stap naar jouw succesvolle onderneming!
Veelgestelde vragen over een ondernemingsplan evenementenbureau
Heb ik een vergunning nodig om een evenementenbureau te starten?
Voor het starten van een evenementenbureau zelf heb je geen vaste vergunning nodig. Voor elk evenement dat je organiseert kunnen wél vergunningen nodig zijn, zoals een evenementenvergunning, geluidsontheffing of veiligheidsplan. In je ondernemingsplan laat je zien dat je weet welke regels gelden en hoe je dit per project regelt.
Wat verwachten financiers van een ondernemingsplan voor een evenementenbureau?
Financiers willen zien dat je een realistisch financieel plan hebt, dat je marktkennis hebt en dat je begrijpt hoe je projecten organiseert. Vooral cashflow, marges, risico’s en het beheer van leveranciers zijn belangrijk in hun beoordeling.
Hoe beschrijf ik mijn diensten in een ondernemingsplan voor een evenementenbureau?
Je omschrijft duidelijk welke soorten evenementen je organiseert, hoe je trajecten aanpakt en wat jouw rol is in de planning, coördinatie en uitvoering. Ook beschrijf je welke expertise en partners je inzet om kwaliteit te garanderen.
Hoe bereken ik mijn tarieven als evenementenbureau?
In je ondernemingsplan leg je uit hoe je tarieven zijn opgebouwd. Veel bureaus werken met een combinatie van projectprijs, uurprijs of marge op ingekochte diensten. Het belangrijkste is dat je laat zien hoe je rendabel blijft en welke kosten je moet doorberekenen.
Welke risico’s moet ik benoemen in mijn ondernemingsplan?
Belangrijke risico’s zijn onder andere weersomstandigheden, annuleringen, stijgende leverancierskosten, personeelskrapte en technische storingen. Je beschrijft hoe je deze risico’s beperkt, bijvoorbeeld met goede contracten, verzekeringen en heldere processen.
Wat onderscheidt een professioneel evenementenbureau van een beginner?
Ervaring speelt een grote rol, maar ook structuur, veiligheid, voorbereiding en betrouwbaarheid. In je ondernemingsplan laat je zien dat je professioneel werkt met draaiboeken, vaste partners, duidelijke communicatie en een goed financieel fundament.
